Start firmy to ekscytujący moment, ale wiąże się również z nowymi obowiązkami. Jednym z najczęściej pojawiających się tematów wśród początkujących przedsiębiorców jest KSeF – Krajowy System e-Faktur.
W tym artykule odpowiemy na najważniejsze pytania: co to jest KSeF, kto musi korzystać z systemu, jak działa KSeF dla nowych firm i dlaczego nie trzeba się go bać.
Co to jest KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to narzędzie online stworzone przez Ministerstwo Finansów, które służy do wystawiania, odbierania i przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Zamiast wysyłać fakturę PDF e-mailem lub drukować ją na papierze, dokument trafia bezpośrednio do centralnego systemu KSeF. Wszystko odbywa się w bezpieczny i ustandaryzowany sposób.
Dzięki temu faktury są automatycznie archiwizowane, a dane trafiają do systemów księgowych bez konieczności przepisywania. Choć brzmi to technicznie, w praktyce KSeF dla przedsiębiorców oznacza przede wszystkim prostszy, bardziej zautomatyzowany obieg dokumentów.
KSeF – kto musi korzystać?
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy przedsiębiorców, którzy:
- mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce,
- wystawiają faktury w relacji B2B (czyli dla innych firm),
- są podatnikami VAT – zarówno czynnymi, jak i zwolnionymi.
Ważne: KSeF nie dotyczy faktur B2C, czyli wystawianych konsumentom (osobom fizycznym).
To oznacza, że jeśli Twoja firma będzie wystawiać faktury dla innych firm – nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT – będziesz zobowiązany do korzystania z KSeF.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Wdrożenie systemu zostało rozłożone w czasie, co daje firmom przestrzeń na spokojne przygotowania.
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm, które w 2024 roku osiągnęły obrót brutto powyżej 200 mln zł
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych)
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla firm wykluczonych cyfrowo (np. z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie)
Dla większości początkujących działalności ten termin to kwiecień 2026 – dlatego już teraz warto zrozumieć, jak działa KSeF dla nowych firm i na czym polega jego obsługa.
Czy wdrożenie KSeF jest trudne?
Wielu właścicieli małych firm obawia się, że KSeF to kolejny skomplikowany obowiązek. Ale dobra wiadomość jest taka, że wdrożenie KSeF nie wymaga zaawansowanej wiedzy technicznej ani podatkowej.
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania lub współpracujesz z biurem rachunkowym, prawdopodobnie większość procesu przejmie za Ciebie system.
Coraz więcej programów księgowych oferuje automatyczne połączenie z KSeF, dzięki czemu wystawianie faktur odbywa się tak, jak dotychczas – z tą różnicą, że są one automatycznie przekazywane do KSeF lub trzeba je tam wysłać samodzielnie.
Czytaj także: Jak obowiązkowy KSeF zmieni fakturowanie?
KSeF dla nowych firm – spokojny start
Jeśli dopiero planujesz rozpoczęcie działalności, nie musisz wprowadzać wszystkiego od razu. Ale dobrze już teraz zorientować się, jakie są wymagania i jak możesz przygotować się do KSeF, zanim stanie się obowiązkowy.
Dzięki temu unikniesz stresu i niepotrzebnych błędów, gdy termin zacznie się zbliżać.
Masz wątpliwości? Zgłoś się do Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości
W Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości doskonale rozumiemy, że start firmy to nie tylko ekscytacja, ale też mnóstwo pytań. Dlatego nie zostawiamy Cię samego z KSeF. Dla nowych firm nasze wsparcie w zakresie realizacji tego obowiązku jest bardzo cenne.
Nasi eksperci mogą polecić sprawdzonych partnerów, którzy pomogą Ci wdrożyć system szybko, skutecznie i bez komplikacji – tak, byś mógł spokojnie skupić się na prowadzeniu firmy.
Nie musisz znać się na technicznych szczegółach, wystarczy, że wiesz, gdzie zapukać.
