Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, już wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Dla wielu osób prowadzących firmę, zwłaszcza tych dopiero zaczynających działalność, może to brzmieć jak skomplikowana zmiana. W praktyce jednak odpowiednie przygotowanie do KSeF pozwala przejść przez ten proces spokojnie i bez stresu. W tym artykule wyjaśniamy, jak przygotować firmę do KSeF krok po kroku.
Czym jest KSeF i kogo dotyczy?
KSeF to system przygotowany przez Ministerstwo Finansów, w którym wystawia się i odbiera tzw. faktury ustrukturyzowane. Dokumenty te mają jednolity format XML i są przechowywane w systemie centralnym. Oznacza to koniec wysyłania (z drobnymi wyjątkami) faktur w PDF czy papierze – z czasem wszystko będzie przechodzić przez KSeF.
Jak przygotować firmę do KSeF? 5 kroków dla przedsiębiorcy
1. Upewnij się, że Twój program do faktur obsługuje KSeF
To absolutna podstawa. Sprawdź, czy system, z którego korzystasz, jest zintegrowany z KSeF lub kiedy będzie. Jeśli korzystasz z kilku narzędzi (np. osobno CRM i osobno księgowość), sprawdź wszystkie.
2. Sprawdź poprawność danych Twojej firmy i kontrahentów
KSeF wymaga, by dane na fakturach były zgodne i kompletne. Przeanalizuj listę klientów i upewnij się, że nie masz braków lub literówek, które mogą powodować błędy w wysyłce.
3. Przejrzyj swój proces fakturowania
Zastanów się, jak w praktyce wygląda u Ciebie wystawianie faktur:
- czy wystawiasz je samodzielnie,
- kiedy powstają,
- w jaki sposób trafiają do księgowości.
Po starcie KSeF niektóre etapy mogą być krótsze i prostsze, ale warto wiedzieć, gdzie mogą pojawić się zmiany.
Weryfikacja faktur kosztowych, które pobierzesz z KSeF jest ważna, ponieważ chroni firmę przed błędami, niepotrzebnymi kosztami i problemami podatkowymi. To moment, w którym musisz sprawdzić, czy faktura jest poprawna, zgodna z umową i faktycznie powinna zostać opłacona. Dzięki temu unikniesz płacenia za coś, czego nie zamawiałeś, podwójnych płatności, błędnych kwot czy niezgodnych terminów.
Czytaj także: Jak obowiązkowy KSeF zmieni fakturowanie?
4. Zadbaj o nadanie uprawnień do KSeF
W systemie trzeba określić, kto w firmie może wystawiać faktury, odbierać je i przeglądać. Jeśli prowadzisz działalność samodzielnie — ustalenie uprawnień jest proste. Jeśli masz pracowników lub księgową zewnętrzną, dobrze to wcześniej zaplanować.
5. Skorzystaj z możliwości przetestowania KSeF
Ministerstwo udostępnia środowisko testowe. Nawet jeśli nie czujesz się jeszcze pewnie, kilka prób wystawienia faktury pozwoli Ci zrozumieć, jak działa nowy system i czego się spodziewać po jego uruchomieniu. Jednak większość przedsiębiorców po skorzystaniu ze środowiska testowego uznała, że wystawianie faktur w Aplikacji Podatnika jest czasochłonne i mało intuicyjne. Przygotowanie do KSeF zaczynają więc od poszukiwań zewnętrznego programu do fakturowania.
Podsumowanie
KSeF dla przedsiębiorców to zmiana, która z czasem znacznie ułatwi prowadzenie firmy. Aby jednak wejść w nowy system bez stresu, warto wcześniej wykonać kilka prostych kroków. Dobre przygotowanie do KSeF oznacza uporządkowane dane, sprawdzone narzędzia i świadomość, jak przygotować firmę do KSeF, zanim stanie się to obowiązkiem.
Eksperci CWP mogą polecić Ci sprawdzony program do fakturowania, który zapewni pełną zgodność z KSeF. Dodatkowo możesz skorzystać z usługi zdalnej opieki księgowej, co ułatwi Ci prowadzenie i zarządzanie finansami firmy.
