Kontrola z urzędu skarbowego to jedno z tych zagadnień, które budzi duże emocje, szczególnie u osób, które dopiero zaczynają prowadzenie działalności gospodarczej. Choć może wydawać się stresująca, w rzeczywistości nie musi oznaczać problemów. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda kontrola podatkowa, kiedy możesz się jej spodziewać i jak się do niej przygotować, aby przejść ją spokojnie i bez błędów.
Czym jest kontrola podatkowa?
Kontrola podatkowa to procedura prowadzona przez urząd skarbowy, której celem jest sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych. Może dotyczyć m.in. podatku VAT, PIT, CIT, a także ewidencji księgowej czy obrotu gospodarczego.
Nie zawsze jej celem jest wykrycie nadużyć, często jest to po prostu standardowa weryfikacja, szczególnie w przypadku nowych lub losowo wybranych podmiotów.
Kiedy możesz się spodziewać kontroli z urzędu skarbowego?
Kontrola z urzędu skarbowego zwykle jest zapowiadana – otrzymujesz zawiadomienie na co najmniej 7 dni przed jej rozpoczęciem. Znajdują się w nim informacje o zakresie kontroli, czasie jej trwania oraz podstawie prawnej.
W niektórych sytuacjach, gdy np. istnieje podejrzenie poważnych nieprawidłowości lub zagrożenie dla interesu fiskalnego państwa, urząd skarbowy rozpoczyna kontrolę bez wcześniejszego powiadomienia.
Czytaj także: Kiedy firma może spodziewać się kontroli z Urzędu Skarbowego?
Jak wygląda kontrola podatkowa krok po kroku?
1. Zawiadomienie o kontroli
Otrzymujesz oficjalne pismo informujące o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Masz prawo zapoznać się z dokumentami źródłowymi, a także wnioskować o zmianę terminu – np. z powodu nieobecności.
2. Przygotowanie dokumentów
W zawiadomieniu urząd może wskazać, jakich dokumentów będzie oczekiwać. Najczęściej są to:
- faktury sprzedaży i zakupu,
- rejestry VAT,
- deklaracje podatkowe,
- umowy z kontrahentami,
- ewidencja przychodów i kosztów,
- potwierdzenia przelewów bankowych.
3. Przeprowadzenie kontroli
Kontrolerzy mogą pojawić się w Twojej siedzibie lub mieszkaniu, jeżeli wskazałeś je jako adres prowadzenia działalności. W wielu przypadkach proszą o przekazanie dokumentów drogą elektroniczną. W małych firmach kontrola trwa zazwyczaj do 12 dni roboczych w skali roku. Mikroprzedsiębiorcy są objęci uproszczoną procedurą.
4. Protokół i wyniki
Po zakończeniu działań sporządzany jest protokół. Jeśli wykryto błędy, masz 14 dni na złożenie zastrzeżeń. W przypadku rażących nieprawidłowości sprawa może zostać przekazana do organu skarbowego w celu wszczęcia postępowania podatkowego.
Jak przygotować się do kontroli?
Aby kontrola podatkowa przebiegła sprawnie i bez przykrych niespodzianek, warto:
- Prowadzić bieżącą i rzetelną księgowość — najlepiej w oparciu o profesjonalny program lub z pomocą biura rachunkowego.
- Zachowywać porządek w dokumentach — faktury, umowy, przelewy, raporty kasowe powinny być łatwo dostępne i odpowiednio oznaczone.
- Reagować na korespondencję z urzędów — ignorowanie zawiadomień lub wezwań może skutkować dodatkowymi sankcjami.
- Opanować podstawy prawa podatkowego — znajomość własnych obowiązków pozwala unikać wielu typowych błędów.
Wsparcie księgowe – dlaczego warto z niego korzystać?
Kontrola z urzędu to nie tylko kwestia formalna, ale także sprawdzian Twojego przygotowania jako przedsiębiorcy. Dlatego warto skorzystać z fachowego wsparcia.
Opieka doświadczonej księgowej pozwala przygotować kompletną dokumentację zgodnie z wymaganiami urzędu oraz zminimalizować ryzyko błędów. Co więcej, księgowa może również reprezentować Cię w trakcie kontroli, odpowiadać na pytania urzędników i dbać o prawidłowy przebieg całej procedury.
Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie i spokoju, rozważ stałe wsparcie księgowej współpracującej z partnerami Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości. Korzystając z obsługi księgowej, zyskasz jednocześnie realną pomoc w przygotowaniu dokumentów oraz reprezentacji przed urzędem. Dzięki temu skupisz się na prowadzeniu firmy, a nie na interpretowaniu przepisów podatkowych.
