Początek działalności to czas pełen emocji, decyzji i… dokumentów. Jednym z ważniejszych tematów, o których coraz częściej mówi się wśród przedsiębiorców, jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.
Brzmi groźnie? Spokojnie – w tym artykule opowiemy Ci prostym językiem, czym jest KSeF, jakie niesie zmiany w wystawianiu faktur i co warto o nim wiedzieć już teraz.
Czym właściwie jest KSeF?
KSeF to rządowy system, w którym firmy będą wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w formie elektronicznej. Ale nie chodzi tu o zwykły plik PDF. Faktury w KSeF mają specjalny, ujednolicony format (tzw. XML), który umożliwia automatyczne odczytywanie i przetwarzanie ich przez systemy księgowe.
Taka faktura to tzw. faktura ustrukturyzowana. Dzięki temu:
- dane na fakturze są zawsze w tym samym układzie,
- system sprawdza, czy nie ma błędów,
- nie trzeba przechowywać faktur samemu – pozostają w centralnym systemie przez 10 lat.
Czy KSeF dotyczy też nowych firm?
Tak – KSeF będzie obowiązkowy dla większości firm w Polsce. To tylko kwestia czasu. Poniżej znajdziesz terminy, kiedy system zacznie być wymagany:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych firm (obroty powyżej 200 mln zł rocznie),
- 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, także tych zwolnionych z VAT,
- 1 stycznia 2027 r. – dla firm „wykluczonych cyfrowo” (np. tych z bardzo niskim obrotem).
Jeśli niedawno założyłeś firmę, najpewniej zaczniesz korzystać z KSeF w kwietniu 2026 roku. Ale nie czekaj do ostatniej chwili – im wcześniej się z tym oswoisz, tym łatwiej będzie później. Nawet jeśli Twoje obroty są niskie i obowiązuje Cię okres przejściowy, warto nauczyć się odbierać faktury ustrukturyzowane z systemu, ponieważ Twoi najwięksi kontrahenci będą zobligowani do wystawiania ich przez KSeF.
Czytaj także: Zakładasz firmę? Sprawdź, co musisz wiedzieć o KSeF
Co zmieni się w wystawianiu faktur?
Do tej pory mogłeś wystawiać faktury:
- w Excelu,
- w PDF i wysyłać mailem,
- z poziomu programu księgowego,
- albo nawet ręcznie (na papierze).
Po wejściu KSeF:
- faktury papierowe i PDF nie będą już wystarczające,
- każda faktura będzie musiała przejść przez system KSeF i dostać numer identyfikacyjny,
- nie będzie można wystawiać faktur z kas fiskalnych, jak dawniej (pozostają w obiegu tylko do końca okresu przejściowego – do końca 2026 r.)
- paragon z NIP nie będzie traktowany jako faktura uproszczona – trzeba będzie wystawić normalną fakturę w KSeF (pozostają w obiegu tylko do końca okresu przejściowego – do końca 2026 r.)
Jak będzie wyglądało wystawianie faktury w KSeF?
Masz dwie opcje:
1. Ręcznie – przez rządowy system
Możesz zalogować się do portalu KSeF i samodzielnie wystawić fakturę. Ale wtedy:
- musisz zalogować się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym,
- nie uzyskasz żadnych podpowiedzi danych kontrahentów – wszystko wpisujesz ręcznie
- nie dostajesz powiadomień o nowych fakturach.
Dla początkującego przedsiębiorcy to raczej niewygodne.
2. Automatycznie – przez program księgowy
Wiele systemów do faktur i biur rachunkowych już teraz oferuje integrację z KSeF. To znaczy, że Ty wystawiasz fakturę jak zawsze, a program sam „przesyła ją do KSeF” i wszystko działa zgodnie z przepisami.
To najwygodniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie.
Jakie faktury będzie trzeba wystawiać w KSeF?
KSeF dotyczy:
- faktur między firmami (B2B),
- zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z VAT.
Nie dotyczy:
- faktur wystawianych konsumentom (B2C),
- transakcji, które nie wymagają faktury VAT (np. sprzedaż bez faktury).
Ale uwaga: jeśli Twoja firma działa w modelu B2B (np. wystawiasz faktury dla innych firm), KSeF będzie Cię dotyczyć.
Nie jesteś sam – możesz mieć wsparcie
Jeśli faktury i systemy brzmią dla Ciebie jak czarna magia – spokojnie. Nie musisz mierzyć się z tym sam. Wystarczy, że masz:
- dobre biuro rachunkowe,
- lub sprawdzony program do faktur z integracją KSeF.
A jeśli nadal nie wiesz, na co się zdecydować – zgłoś się do Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości. Nasi doradcy polecą Ci rozwiązania i partnerów, z którymi obsługa KSeF będzie naprawdę prosta, a zmiany w wystawianiu faktur wprowadzisz płynnie i bezproblemowo.
Zapytaj naszych ekspertów o rozwiązania, które ułatwiają wdrożenie KSeF.
