Zakładasz firmę? Gratulacje! Przed Tobą ekscytująca droga, ale też mnóstwo nowych obowiązków. Jednym z nich będzie wystawianie faktur, z pozoru proste, ale niestety łatwo o kosztowną pomyłkę. Błędy na fakturze mogą skutkować odrzuceniem dokumentu przez kontrahenta, problemami z urzędem skarbowym lub opóźnieniem płatności.
Dla osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę z biznesem, przygotowaliśmy listę najczęstszych pomyłek i wskazówki, jak wystawiać faktury bez stresu i niepotrzebnych korekt.
1. Brak obowiązkowych danych nabywcy lub sprzedawcy
Zdarza się, że na fakturze brakuje podstawowych informacji – np. numeru NIP, adresu lub pełnej nazwy firmy. Dla urzędów i księgowości to absolutna podstawa. Zawsze upewnij się, że dane są aktualne – możesz je sprawdzić np. w bazie GUS.
2. Niepoprawna stawka VAT
Wielu początkujących przedsiębiorców wystawia faktury VAT zawierające błędy związane z nieprawidłową stawką podatku. Zastosowanie np. 23%, zamiast 8% może prowadzić do korekt i nieprzyjemnych konsekwencji. W razie wątpliwości warto skorzystać z klasyfikacji PKWiU lub zapytać księgowego.
3. Błąd w dacie – wystawienia lub sprzedaży
Data wystawienia i data sprzedaży to nie to samo. Ich zamiana lub brak może utrudnić rozliczenia podatkowe i zaburzyć porządek w dokumentacji. Dobrą praktyką jest systematyczne sprawdzanie tych pól przed wysłaniem faktury.
Czytaj także: Najczęstsze błędy początkujących przedsiębiorców
4. Błędna numeracja faktur
Każda faktura powinna mieć unikalny numer, zgodny z ustalonym schematem. Duplikaty numerów lub pominięcie kolejności mogą skutkować niezgodnością w ewidencji. Programy do fakturowania pomogą Ci zapanować nad numeracją automatycznie.
5. Brak oznaczenia MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności)
MPP, czyli Mechanizm Podzielonej Płatności, to specjalny sposób rozliczania faktur, w którym zapłata od kontrahenta trafia na dwa różne rachunki:
- wartość netto — na zwykły rachunek firmowy,
- kwota VAT — na specjalny rachunek VAT, który zakładany jest automatycznie przez bank.
Jeśli faktura dotyczy towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP (np. elektroniki, paliw, stali) i opiewa na kwotę powyżej 15 000 zł brutto – musisz dodać oznaczenie „mechanizm podzielonej płatności”. Brak tej informacji może oznaczać kary lub wstrzymaną płatność.
6. Zła waluta lub język faktury
Jak wystawiać faktury dla zagranicznych kontrahentów? Jeśli wystawiasz fakturę w EUR lub innej walucie, musisz przeliczyć VAT na PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie.
Dodatkowo – jeśli faktura trafia do polskiego kontrahenta lub będzie przedstawiana w polskim urzędzie skarbowym, zadbaj, by jej treść była w języku polskim lub przynajmniej zawierała wszystkie kluczowe informacje po polsku.
Na koniec – warto się wspomagać
Początkujący przedsiębiorcy nie muszą wszystkiego robić samodzielnie. Warto korzystać z programów do fakturowania, które pomagają unikać typowych błędów na fakturach, automatycznie wypełniają dane i przypominają o formalnościach jak MPP.
A jeśli dopiero planujesz rozpocząć działalność gospodarczą – nie jesteś sam!
Pomożemy Ci założyć firmę krok po kroku, bez nerwów i zbędnych formalności.
Co więcej – nasi eksperci z Centrum Wsparcia Przedsiębiorczości (CWP) zaproponują Ci kompleksową obsługę księgową, dopasowaną do Twoich potrzeb.
W ramach pakietu otrzymasz również dostęp do prostego modułu do wystawiania faktur, który będzie zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), a ten już w przyszłym roku stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców.
Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, postaw na bezpieczny start z profesjonalnym wsparciem!
