Jednym z ważniejszych pojęć, które warto zrozumieć jeszcze przed rejestracją firmy, są tzw. koszty uzyskania przychodu, czyli wszystkie wydatki, które możesz odliczyć od przychodu.Po odjęciu kosztów uzyskasz dochód, z którego wyliczasz podatki do zapłaty na koniec miesiąca. Wyjaśniamy, co można odliczyć w firmie, jakie są typowe koszty w JDG, oraz które z nich warto zaplanować jako koszty startowe i stałe.
Ważne: Odliczanie kosztów możliwe jest tylko w dwóch formach opodatkowania: zasadach ogólnych (12%/32%) oraz podatku liniowym (19%). Jeśli wybierzesz ryczałt, nie odliczysz kosztów w tradycyjny sposób, Twój podatek będzie liczony od przychodu.
1. Sprzęt komputerowy i oprogramowanie
Jeśli do prowadzenia firmy potrzebujesz laptopa, drukarki, smartfona, routera czy licencji na programy, wydatki związane z ich zakupem mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Pamiętaj, że przy imporcie towarów z za granicy, jeśli bierzesz na firmę fakturę, otrzymujesz usługę bez VAT i musisz rozliczyć ją w Polsce z VAT. To często koszty startowe, które warto ponieść od razu, by skorzystać z odliczenia już w pierwszych miesiącach działalności. Przeanalizuj także, czy nie ciąży na Tobie obowiązek rejestracyjny do transakcji unijnych.
2. Księgowość lub program do fakturowania
Jeżeli chodzi o księgowość, możesz zlecić ją specjalistom lub korzystać z oprogramowania online i prowadzić rozliczenia samodzielnie. Zarówno opłaty za biuro rachunkowe, jak i za aplikacje (np. do prowadzenia KPiR) to w pełni odliczalne dla JDG koszty stałe.
Skorzystaj z promocji naszych partnerów. Aktywuj księgowość i odbierz kompleksowe wsparcie
3. Telefon i Internet
Masz abonament telefoniczny na firmę lub korzystasz z internetu w biurze lub w domu? Te usługi są potrzebne do prowadzenia działalności i możesz je odliczyć proporcjonalnie lub w całości, zależnie od sposobu wykorzystania.
4. Samochód w działalności
Jeśli używasz samochodu do załatwiania spraw firmowych, np. dojazdów do klientów, przewozu materiałów, zakupów, to wydatki na paliwo, naprawy, ubezpieczenia czy leasing mogą być odliczane. Samochód w firmie możesz rozliczać na kilka sposobów, wszystko zależy od tego, jak go używasz. Oto trzy najczęstsze opcje:
- Tylko firmowo – auto zgłoszone jako środek trwały, wykorzystywane wyłącznie do celów działalności; możesz odliczyć 100% kosztów i VAT.
- Użytek mieszany – auto służy i do pracy, i prywatnie; odliczysz 75% kosztów eksploatacyjnych i 50 % VAT.
- Prywatny samochód wykorzystywany okazjonalnie w firmie – bez wpisu do ewidencji środków trwałych; możesz rozliczać do 20% wybranych wydatków.
5. Materiały biurowe i eksploatacyjne
Papier, tonery, koperty, długopisy, zszywacze, a także środki czystości w firmie to drobne, ale regularne wydatki. Jeśli są związane z działalnością, możesz je wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Tę opcję szczególnie docenią osoby pracujące zdalnie lub prowadzące jednoosobowe biuro.
Skorzystaj ze wsparcia partnerów CWP i odbierz bon Allegro na zakupy firmowe!
6. Narzędzia, sprzęt i odzież robocza
Jeśli działasz jako fachowiec, np. budowlaniec, hydraulik, glazurnik, elektryk, to Twoje podstawowe wyposażenie: młotowiertarki, klucze, poziomice, mierniki, wkrętarki czy elektronarzędzia mogą być odliczane jako koszty firmowe.
Dotyczy to również odzieży roboczej, butów ochronnych, rękawic i środków BHP. Pamiętaj, aby zakupy były udokumentowane fakturą i jasno związane z charakterem wykonywanych usług.
7. Reklama i marketing
Bez reklamy nie ma klientów. Na szczęście wydatki na promocję można odliczyć. Chodzi m.in. o kampanie w mediach społecznościowych, Google Ads, pozycjonowanie, ulotki, wizytówki, strony internetowe czy identyfikację wizualną.
Jeśli drukujesz baner na płot, oklejasz auto firmowe albo rozdajesz ulotki z numerem telefonu, to również ponosisz koszty, które możesz wrzucić w firmę.
Inwestycja w reklamę opłaca się więc podwójnie: przyciąga klientów i zmniejsza podatek.
8. Delegacje i podróże służbowe
Wyjazdy do klientów, udział w targach, szkoleniach czy nawet jednodniowe delegacje – wszystko to generuje wydatki, które można odliczyć. Dotyczy to noclegów, przejazdów, posiłków i diet, o ile podróże mają związek z działalnością.
9. Najem lokalu lub coworkingu
Wynajmujesz biuro, halę, magazyn lub miejsce w coworkingu?
Cały czynsz, rachunki oraz media mogą być kosztami uzyskania przychodu. Jeśli prowadzisz firmę z domu, możesz nawet proporcjonalnie odliczyć część czynszu i prądu. Wystarczy określić, jaką część mieszkania (np. w metrach kwadratowych) zajmuje działalność i obliczyć procentowy udział tej powierzchni w całkowitej powierzchni lokalu. Przykładowo: jeśli prowadzisz firmę na 10 m² z 50 m² mieszkania, możesz ująć 20% kosztów mediów, czynszu czy Internetu jako koszt firmowy. Warunkiem jest faktyczne wykorzystywanie tej przestrzeni do działalności.
10. Usługi zewnętrzne (outsourcing)
Zlecasz coś grafikowi, elektrykowi, specjaliście od SEO, copywriterowi, konsultantowi BHP czy firmie sprzątającej? Jeśli ich usługi wspierają Twoją działalność, należności możesz potraktować jako koszty uzyskania przychodu. W praktyce oznacza to, że możesz skupić się na swojej pracy, a zadania pomocnicze zlecić specjalistom i jednocześnie uwzględnić te wydatki w kosztach firmy.
Znajomość tego, co można odliczyć w firmie, pozwala ograniczyć podatek i zwiększyć rentowność już od pierwszego miesiąca działalności. Dotyczy to zarówno osób pracujących przy komputerze, jak i tych, którzy działają w terenie – każdy może zoptymalizować swoje koszty w JDG.
Zmniejsz koszty już na starcie z Wyprawką Przedsiębiorcy!
Rozpoczynasz działalność i chcesz ograniczyć pierwsze wydatki? Skorzystaj ze wsparcia ekspertów CWP i wybierz polecane przez nas usługi księgowe, a otrzymasz Wyprawkę Przedsiębiorcy o wartości ponad 5000 zł! Co zawiera wyprawka? Między innymi:
- bon Allegro na firmowe zakupy,
- usługi marketingowe i prawne,
- wsparcie techniczne i IT,
- dostęp do platform edukacyjnych i benefitów.
To specjalny pakiet zniżek i usług, w którym znajdziesz wszystko, czego potrzebujesz, by wystartować i rozwijać firmę bez zbędnych kosztów.
Umów się na bezpłatną konsultację z naszym ekspertem i dowiedz się, jak możesz zaoszczędzić.
